现在还有人使用Excel表格做进销存管理吗？

时间: 2024-02-02 14:05:57 |   作者: 新闻中心

  当然还是有人在使用Excel表格做进销存管理的，比如一些规模小的个体户或小微企业，使用Excel做进销存对这部分群体来说是合理的选择。

  然而，必须要格外注意的是，随企业规模的扩大，Excel的局限性也会显现出来：

  不过，如果你所在企业已确定进入了中小企业行列，却还在用Excel的话，我只能说：你们真的遥遥落后了！

  因为，对于规模逐渐扩大、业务变得更加复杂的企业来说，用Excel做下图这种进销存管理表格，就好比用”榔头“修电脑——勉强能用，但效率低，容易出错。

  进销存系统是一种典型的数据库应用程序，借助先进的计算机技术，解决企业在账目管理、库存控制和信息反馈方面所面临的问题。它集成了进货、销售、和库存管理的多个环节。

  具体来说，进销存系统包括以下几个主要方面，采购（进）、入库（存）、销售（销）、财务（财）：

  下面以一个我们公司在用的进销存系统为例，给大家介绍下进销存系统有哪些流程，又是如何实施的。

  先放出我们公司在用的进销存管理系统，让大家对进销存系统的功能有个大致的了解：

  这是一款通用的集“进、销、存、财〞四位一体的进销存管理系统，支持电脑和移动端录入、查询数据，对公司制作经营中进货、出货、销售、付款等进行全程跟踪管理，有效辅助企业解決业务管理、销售管理、存货管理、财务管理等一系列问题。

  采购管理最重要的包含采购订单管理、供应商管理、采购报表分析等功能。 采购订单管理模块由采购申请、采购订单、采购入库、采购退货、采购需求和订单统计以及采购执行跟踪看板组成。

  销售管理是进销存系统的重要组成部分，最重要的包含销售订单管理、客户关系管理、销售报表分析等功能。 销售管理模块由报价单、销售订单、销售出库、销售退货、销售换货、销售订单统计以及销售执行跟踪看板组成。

  一键查询销售订单执行跟踪情况：销售订单通过标签页，在查看订单明细时，可以快捷进行出库、退换货等业务，一键查询销售订单执行跟踪情况

  自定义合同打印：确认订单销售合同无误后，可以打印或者下载合同模板进行签署

  折扣金额均摊：采购订单优惠金额将自动计算整单折扣率，最终通过每个产品营销售卖单价*整单折扣率实现订单折扣金额均摊

  库存管理模块由其他入库单、其他出库单、库存调拨、库存盘点和产品出入库/调拨、盘点数据分析等内容组成。

  通过信息化软件设置库存上下限预警，帮助管理者及时掌握商品畅销/滞销状况，合理的安排补货或促销计划

  用科学的方式重新设计企业业务流程，节省人工统计销售数据时间，降低企业成本

  通过信息技术（进销存软件的落地），提高业务流转的自动化程度，提升进货、销售、资金往来的处理效率

  进销存软件帮企业获取更丰富的数据、更智能的分析，这些都将成为公司进行决策和经营活动的依据

  进销存管理系统能够收集和分析数据，生成各种报告和仪表盘，预测市场变化，降低业务风险还可以相应的调整营销活动，帮助公司更好的了解客户行为，优化业务流程。

  快克药业作为感冒药西药领域的领先企业，公司在不断适应外部环境压力条件下，持续在组织行为管理方面做了大量创新性尝试，其中引入进销存系统就是最典型的一次创新。在这样的一个过程中，开发平台的简单、便捷、报表快速可视化等功能特色，大幅度的降低了公司业务应用开发人才要求、开发平台难度系数，有效缩短了创新实践路径、提高创新呈现速度。

  进销存填报系统无审批环节，很难保证数据质量。原先进销存填报模式是由各个服务区的一线人员直接填报的，但目前快克的业务发展迅速，数据收集面向范围广。如果依然由一线人员手动填报，中间缺少审核过程，这里面的数据质量就很难保证了。

  原填报系统无开发权限，无法监控当前填报进度。原进销存填报系统无法二开，无法依据业务变更及时灵活调整上报表单，也无法加入数据上报的审批环节。

  搭建流程表单，自主开发填报系统。由业务人员直接填报产品进销存，中间人员仅作审核，不作汇总，填报要求直接体现在表单填报限制上，结合线上通知，确保业务人员按要求填报准确；

  定制化开发应用，搭建仪表盘，智能管理进度，避免多报漏报。利用平台，自主开发进销存填报系统，管理员能够准确的通过业务需求及时灵活调整填报字段及要求；通过仪表盘以及智能提醒功能，实现填报进度管理，及时了解已报未报，加快时效管理。

  线下签约过程存在诸多痛点，重复录入效率低、出错率高、查阅不便等等，具体可总结如下：

  拟定协议合同格式不统一，返工问题频发。协议的拟定是由业务人员手工生成作Word模板，格式不一，由不规范导致的返工问题频发。

  协议数据重复录入+手工录入，效率低、出错率高。在协议签订过程，协议是线下面对面签订的纸质协议。为后续分析汇总协议数据，统计员需要把大量的纸质协议数据录入到电子表格里面。

  审批数据、协议数据分别保存，电子化表格数据引用查阅麻烦。协议数据、申请的审批流程、批复等信息保存在不同的表单中，而且不同年份的协议数据保存在本地命名规则不一的不同文件夹中，这都给数据引用和查阅信息造成了较大的操作成本。

  纸质协议存档，保存管理成本大，查阅困难。当怀疑电子表格中存储的协议数据有误时，需要查找纸质原件进行数据核对，因此在录入完协议数据后需要对纸质协议原件进行留档保存。但纸质协议文档保存需耗费不小的人力成本和空间成本，而且只要年份一久，原始文件的查找难度就相当大了。

  无需代码基础，只要你懂业务，就能搭建出完美契合企业需求的应用。作为零代码产品，JDY最大的特征即是个性化搭建、修改应用，以适配不一样的行业、类型、规模企业的需求。

  进销存作为企业最核心的业务系统之一，不一样的行业规模的企业，需求当然是有差异的。

  ✅因此模版中心提供了5款适用于不同企业的进销存方案，公司能够选择适合自己实际需求的方案使用——

  七步法的核心目的：给大家提供一个更快、更深入、更完整的业务流程设计、进销存落地思路。

  在业务需求明细整理时，搜集、设计好各个表单、流程、仪表盘所需要的数据字段、指标等。

  当梳理完业务流程以及整理好业务明细数据后，下面也就进入到了产品试用环节；

  提醒⏰：在下载 Excel 标准模板之前：在基础表单中，编辑加入所需要的字段类型；否则新维度将没有字段来存储。

  第四步调整完局部的表单、权限内容，第五步录入基础的测试数据后；那么也就进入到了试用阶段的最后一步：进行全局进销存流程的测试，关注的依然是业务流程、业务明细、角色权限的贴合度；